事務代行の再委託とチーム化：誰が手を動かすかと、預けたものの広がりを決める

結論：再委託の条項は「誰が手を動かすか」と「預けたものがどこまで広がるか」を決める条項です

事務代行やオンライン秘書の契約で再委託が問題になるのは、品質の問題よりも、預けたものが契約の相手方の外に出ていくという点にあります。任せる側は、特定の人（または特定の会社）の信用と能力を見て、資料、アカウント、個人データ、お金に触れる権限を預けています。その業務が、知らないうちに別の人の手に渡ると、任せる側が前提としていた信頼の根拠が崩れます。一方、受ける側にとっては、繁忙期や休暇、病気、業務量の増加のたびに承諾を求める運用は現実的ではなく、少人数のチームを組んで安定して受けたいという事情があります。

再委託の条項は、この二つの事情の落としどころを決めるものです。結論を先に挙げると、次の四点に整理できます。

• 再委託には「禁止」「事前承諾」「自由」の三つの型があり、事務代行では、全面禁止と全面自由の両極ではなく、範囲を区切った事前承諾（または包括承諾と事後通知の組合せ）に落ち着くことが多い。
• 民法は、委任（準委任を含む）では、受任者は委任者の許諾を得たとき、またはやむを得ない事由があるときでなければ復受任者を選任できないと定めている（民法644条の2第1項。準委任には656条で準用）。契約に何も書かなくても、自由に再委託できるとは限らない。
• 再委託を認めるなら、再委託先に同じ義務を課すことと、再委託先の行為について受ける側が責任を負うことを、セットで書く。
• 補助者、同じ法人の従業員、休暇中の代行者が「再委託」に当たるのかを、定義で先に決めておく。ここを曖昧にすると、通常の運用が契約違反になる。

再委託の三類型と、事務代行での落としどころ

再委託の条項は、書き方によって三つの型に分かれます。それぞれの特徴と、事務代行で起きやすいことを並べます。

事務代行では、業務の中に、承諾を求める意味がある部分と、求める意味が薄い部分が混ざっています。たとえば、顧客名簿や従業員の情報、会計ソフトやメールのアカウント、現金や口座に触れる業務は、誰が行うかが重大です。一方、データの入力の一部、文字起こし、画像の整理、領収書の仕分けなど、預けるものが少なく、成果が検証しやすい作業は、承諾の手間に見合わないことがあります。

そのため、実務では、次のような設計がよく選ばれます。

• 範囲を区切った事前承諾：個人データ、アカウント、お金に触れる業務は、事前の承諾（再委託先の名称・業務の内容・取り扱う情報の種類を通知して承諾を得る）を要する。それ以外の補助的な作業は、事前の承諾を要しない（または事後の通知で足りる）。
• 包括承諾と事後通知：あらかじめ、再委託できる業務の範囲と、再委託先が満たすべき条件（秘密保持の義務を負うこと、国内で作業すること、など）を別紙で定め、その範囲内では個別の承諾を省く。新たな再委託先を使ったときは、一定の期間内に通知する。
• 緊急時の代行：担当者が病気などで対応できない場合に限り、あらかじめ指定した代行者（登録した者）が、期間を限って対応できる。

どの型を選んでも、「承諾の基準」と「承諾までの期限」を書かないと、運用は止まります。「合理的な理由なく拒絶しない」「通知を受けてから一定の日数以内に異議がなければ承諾したものとする」のように、双方が動ける書き方を併せて置きます。

民法の出発点：復受任者の選任と、契約に書かないときの扱い

事務代行の契約は、法律行為でない事務の委託であれば準委任に当たり、委任の規定が準用されます（民法656条）。委任には、復受任者（受任者が自分の代わりに事務を処理させる者）についての規定があります。

ここから、次のことが言えます。

• 契約書に再委託の定めがなくても、準委任であれば、受ける側が委託者の許諾なく別の人に事務を処理させることは、原則としてできません。「何も書いていないから自由」という理解は、準委任では成り立ちにくい。
• 契約書に「自由に再委託できる」と書けば、委託者の許諾を事前に与えたものとして、この規定の適用を契約で調整できる。ただし、個人情報保護法上の委託先の監督の義務（後述）は、契約で免除できない。
• 「やむを得ない事由」は、例外であって、日常的な代行の根拠にはならない。休暇や病気の代行を運用に組み込むなら、契約書にその旨を書く。

民法の規定は、再委託の可否の出発点を示すにとどまり、再委託先の義務の水準、責任の所在、通知の方法などは、契約で決める部分です。

補助者、同じ法人の従業員、代行者は「再委託」に当たるか

再委託の条項で最も運用に影響するのは、再委託の定義です。受ける側が法人の場合、自社の従業員が業務を分担するのは当然のことです。ところが、「第三者に委託してはならない」と書かれた条項を機械的に読むと、従業員も、雇用契約に基づく補助者も、「第三者」に含まれると読める余地があります。逆に、受ける側が個人で、友人や家族に作業を手伝わせると、実質は再委託であっても、本人は再委託だと意識していないことがあります。

実務では、次のように、定義の段階で線を引いておくと、運用との食い違いが減ります。

上の表の最後の項目は、近年増えた論点です。外部のクラウド型のツールに資料やデータを入力するとき、そのツールの提供者が、情報の保管や処理を担うことになります。これを再委託として扱うか、ツールの利用として扱うかによって、承諾の要否や、個人データの委託先の監督の対象が変わります。どの整理にするかを決め、アカウントの権限とデータの入力の可否はアカウントと権限のページで、個人データの扱いは個人情報の委託のページで、条件を書きます。

再委託先に同じ義務を課す書き方と、責任の所在

再委託を認めるときに外せないのは、次の二つです。

1. 再委託先に、受託者が負うのと同等以上の義務（秘密保持、個人データの安全管理、資料の返却と消去、目的外利用の禁止など）を課すこと。
2. 再委託先の行為について、受託者が自らの行為と同様の責任を負うこと。

この種の条項で見落とされやすいのは、第4項（受託者の責任）と、再委託先の違反があったときの報告と是正の手順です。再委託先が漏えいなどの事故を起こしたときに、再委託先から受託者へ、受託者から委託者へ、どの期限で連絡が届くかを決めておかないと、委託者が知るのが遅れます。事故の連絡の期限と初動はミスと責任のページで扱います。

個人データと個人番号がかかわるとき

事務代行で顧客や従業員の個人データを扱うとき、再委託は個人情報保護法の問題にもなります。委託元には委託先の監督の義務があり（個人情報保護法25条）、監督の項目は個人情報の委託のページで整理しています。ここでは、再委託に特有の点に絞ります。

受託者がさらに別の者に個人データの取扱いを委託する場合、委託元が再委託先の監督にどこまで関与すべきかは、個人情報保護委員会のガイドラインに考え方が示されています。具体的な内容は、ガイドラインの原文と所管官庁の資料で確認が必要ですが、契約の設計としては、再委託の承諾の際に、再委託先の名称と取り扱う情報の種類を委託元が把握できるようにしておくことが基本になります。

個人番号（マイナンバー）を含む特定個人情報を扱う事務を委託する場合は、さらに厳格です。個人番号利用事務等の全部または一部の委託を受けた者は、委託をした者の許諾を得た場合に限り、その全部または一部を再委託することができます（番号法10条1項）。再委託を受けた者は、委託を受けた者とみなされます（同条2項）。委託をする者には、委託先に対する必要かつ適切な監督の義務があります（同法11条）。個人番号を扱う業務は、再委託を原則として禁止するか、個別の許諾に限る書き方が基本になります。そもそも、事務代行の範囲に個人番号を含めるかどうかも、先に決めておく事項です。

担当者の交代・休暇・チーム化と、引継ぎの設計

少人数で受けていた事務代行が、受注が増えてチーム化するとき、あるいは担当者が入れ替わるときに、契約書が追いつかないことがあります。担当者の交代は、再委託の問題というより、誰が担当者かを契約上どう特定するかの問題です。

• 担当者を特定するか：「受託者の指定する者」と書くと、受託者が自由に交代できる。委託者が担当者の人柄や経験を重視するなら、「別紙に記載した担当者」とし、変更は通知または承諾を要する、と書く。
• 主担当と副担当：主担当が不在のときに副担当が対応する体制を、あらかじめ別紙に書いておくと、休暇の代行は再委託の承諾を要しない運用にできる。
• 窓口の一本化：チーム化した後も、委託者からの連絡は窓口の1人（または1つのアドレス）に集約する。委託者がチームの個々のメンバーに直接指示すると、後述の指揮命令の問題が生じる。
• 引継ぎ：担当者が交代するときは、業務マニュアル、進行中の案件の一覧、アカウントの権限の付け替え、貸与資料の移管を、一定の手順で行う。

再委託と「業務委託」の独立性：指揮命令の問題

再委託の条項には、独立性に関する落とし穴があります。事務代行を請け負った受託者が、さらに個人の事業者に作業を回す場合、委託者がその個人に直接、作業の手順や時間を指示する運用になると、契約の形式は業務委託でも、実態は労働者派遣などと評価されるおそれがあります。

この点の整理は、労働者派遣の定義（労働者派遣法2条1号）と、請負・業務委託との区分の考え方を、関係する法律のページで扱っています。再委託の場面では、委託者が再委託先の人員に直接指示しないこと、指示の窓口を受託者に一本化することが、契約書の書き方の中心になります。

契約の書き方としては、次のような配慮が考えられます。

• 委託者は、再委託先の個々の担当者に対して、直接指示をしない。指示は、受託者の窓口を通じて行う。
• 受託者（または再委託先）は、業務の遂行の方法、時間配分、作業場所について、自らの裁量と責任で決める。
• 業務の進め方についての報告は、成果の確認に必要な範囲にとどめ、日々の細かな時間や手順の管理にしない。
• 委託者の施設に常駐させる場合など、場所が拘束される運用は、必要性を契約書に書く。

自社の事務を個人に任せる場合と、顧客から受けた事務を他の事業者に回す場合とで、フリーランス法や取適法の及び方が変わります。立場ごとの整理は関係する法律のページで扱います。

競業・直接取引の禁止との関係

再委託やチーム化をすると、委託者と再委託先、あるいは委託者とチームの個々のメンバーが接点を持ちます。そのとき、受託者の側から、「再委託先が委託者と直接契約するのを防ぎたい」という要望が出ます。これが直接取引の禁止の条項です。

この条項は、受託者にとっては、自分が見つけて育てた担当者を、委託者に取られない保護になります。他方で、委託者にとっては、担当者が退職や独立をしたときに、同じ担当者に引き続き依頼できなくなる制約になります。書き方によっては、職業選択の自由や取引先選択の自由を過度に制限するとして、有効性が争われ得ます。考慮される点は、禁止の期間、対象となる者の範囲、禁止される行為の範囲、対価の有無です。

この条項は、競業避止義務や職業選択の自由との関係もあるため、期間と範囲の合理性が問題になります。条項の有効性そのものの判断は、個別の事情によって異なります。

起きがちなこと

業務の範囲や追加依頼の受け方は業務範囲のページ、全体の設計は全体像のページ、トラブルが起きたときの場面別の確認はトラブルとよくある質問のページにまとめています。

よくあるご質問

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本ページは一般的な情報提供です。個別の取引への当てはめは、業務の内容や預けるものの種類、当事者の事業の形によって異なることがあります。書き方の例として紹介している内容は、一般に見られる書き方を整理した例で、特定の事業者や案件を示すものではありません。条文は e-Gov法令検索で確認しています。参考: e-Gov法令検索 / 個人情報保護委員会 / 公正取引委員会 / 厚生労働省