事務代行で資料を預けるとき：受渡し・保管・返却と廃棄の決め方

結論：預かり物は「範囲・受渡し・保管・返却と廃棄・事故」を一つの流れで決める

事務代行やオンライン秘書、経理の補助といった業務では、任せる側が手元の書類やデータを受ける側に渡すところから仕事が始まります。請求書や領収書の束、契約書の写し、名刺、顧客の台帳、通帳の写し、紙の原本、スキャンしたデータ、クラウドに置いたファイルなど、渡すものの種類は広く、価値も性質もばらばらです。ところが契約書では、これらが「資料」「情報」「貸与物」といった一語にまとめられ、秘密保持の条項の中に一文だけ添えられていることが少なくありません。

この書き方だと、紙の原本が返ってこない、受領したかどうかが分からない、どこに保管されているのか誰も説明できない、終わったあとにデータが残り続ける、といった場面で、契約書の文言から答えが出てきません。預かり物の設計は、秘密を守るという視点とは別に、「物とデータの管理」という視点で組み立てる必要があります。

• 預かり物は、紙の原本、紙の写し、電子データ、クラウド上のファイルに分け、原本は原則として預けない設計を先に検討する。
• 受渡しは「何を、いつ、どの手段で、誰が受け取ったか」を記録に残す。受領の確認がないと、紛失の責任の所在が決まらない。
• 預かり物の台帳と保管場所を決め、持ち出し、複製、私用の機器やアカウントへの保存の可否を書く。
• 終了時の返却と廃棄は、期限、方法、完了報告の三点を決める。廃棄は「やりました」だけでなく、何を、いつ、どの方法で行ったかの報告を求める。
• 紛失や毀損は、気づいた時点の連絡先と期限、初動、再発防止の報告を決めておく。

このページは、書類・原本・データという「物とデータ」の預かりに絞って説明します。ID やパスワードなど、アカウントに入る権限の預け方はアカウントと権限の預け方のページで、個人データや個人番号を含む資料の監督は個人データを預けるときの監督のページで扱います。このページでは、それらを除いた、一般的な事務資料の預かり運用を軸にします。

貸与資料の範囲を決める：原本と写し、紙とデータ、預けないもの

最初に決めるのは、何を預けるのかです。契約書には「業務の遂行に必要な一切の資料」と書かれることが多いのですが、これは範囲を決めているようで、実は決めていません。何が必要かは、業務が進むたびに変わるからです。範囲が曖昧だと、任せる側は「これも渡したのだから管理してくれているはず」と考え、受ける側は「これは預かっていない」と考える、というずれが起きます。

範囲の決め方は、次の三つの切り口が使いやすいといえます。

一つ目は、原本か写しか。契約書の原本、通帳、現物の領収書、手書きの台帳といった、再現しにくい物や、紛失したときの影響が大きい物は、原則として預けない設計にします。どうしても預けるなら、預ける物の一覧を作り、受渡しの記録を残し、返却の期限を短く区切ります。写しやスキャンデータは、原本が手元に残るため、事故の影響が小さくなります。

二つ目は、紙かデータか。紙は物理的な紛失・盗難・取り違えの危険があり、データは複製・流出・保存先の拡散の危険があります。紙で預かる場合は保管場所と持ち出しの制限が、データで預かる場合は保存先と複製の制限が、管理の中心になります。

三つ目は、預ける物と、預けない物の線引きです。たとえば、業務に必要のない私的な書類、本人確認書類、他人の秘密を含む書類、古い年度の資料などは、業務に必要な範囲に絞り、必要のないものは預けない、と書いておくと、受ける側が「念のため全部渡された」状態を避けられます。

表のとおり、同じ資料でも預け方によって危険の中身が変わります。契約書の中で「資料」とひとまとめにせず、渡し方に応じた管理の約束を置く理由は、ここにあります。

受渡しの方法と、受領の確認：渡したつもり・受け取っていないつもりを防ぐ

預かり物の紛争で目立つのは、「渡した」「受け取っていない」という食い違いです。事務代行では、郵送、宅配、持参、メール添付、クラウドの共有、チャットでのアップロードなど、受渡しの手段が複数あります。契約書で手段を一つに絞る必要はありませんが、手段ごとに、受領の確認を何で行うかを決めておかないと、後から確かめる手がかりがありません。

郵送や宅配で原本を送る場合は、追跡番号の控えを残すことが、後の証明の手がかりになります。クラウドで共有する場合は、共有の設定をした日時と、共有した範囲（誰が閲覧できるか）が記録されるサービスが多く、その記録を取っておくことで、後から確かめられます。チャットで受け渡す場合は、履歴が残る一方で、後から整理されたり消えたりすることもあるため、受領の確認は、履歴に頼らず、台帳や報告の中に別に残すのが安全です。

受渡しの時点で、状態の確認も重要です。紙の資料なら、汚れ、破れ、欠けの有無。データなら、開けるか、全部入っているか、壊れていないか。受け取った時点で不備に気づけば、渡した側がすぐに再送できます。気づかないまま業務を進めると、後から「資料が壊れていた」「そもそも不足していた」と分かり、遅延の責任を巡って争いになります。この点は、任せる側の資料の遅れや不備がもたらす遅延の責任と合わせて、ミスと責任のページで扱います。

預かり物の台帳と、保管・持ち出し・複製の約束

受け取った物を、受ける側がどのように管理するかは、契約書に書かれていなければ、任せる側からは見えません。そのため、受ける側の管理の方法について、最低限の項目を契約書や別紙に置いておきます。

まず台帳です。預かり物の台帳には、預かった日、物の名称や内容、点数、保管場所、返却や廃棄の日、担当者を記録します。台帳があれば、終了時の突合が容易になり、紛失が起きたときにも「何を預かっていたか」を確認できます。台帳は、受ける側の内部の管理文書ですが、任せる側が求めたときに写しを提供する、という約束を置くと、実効性が高まります。

次に、保管場所です。紙の資料は、鍵のかかる場所に保管する、他の取引先の資料と分けて保管する、といった約束が考えられます。データは、保存先を指定したクラウドや機器に限り、私用の機器や個人のクラウドに保存しない、他の取引先のデータと保存先を分ける、といった約束が考えられます。これらは細かい内容を契約書の本文に書くより、別紙に「保管の基準」としてまとめると、運用の変更に合わせて見直しやすくなります。

持ち出しと複製の約束も重要です。持ち出しは、業務の場所の外に資料を出すことで、在宅や遠隔で働く受け手にとっては、もともと持ち出しが前提となる場面もあります。そのような場合は、持ち出しを一律に禁止するのではなく、持ち出してよい物、よい場所、持ち出し中の管理の方法（置き忘れや、他人の目に触れる場所での閲覧を避ける、など）を書く方が現実的です。複製は、業務に必要な範囲に限る、複製物も同じ管理の対象とする、と書きます。

民法644条は、受任者が委任の本旨に従い、善良な管理者の注意をもって委任事務を処理する義務を負う、と定めています。預かり資料の管理も、委任事務の処理に含まれるため、契約書に細かい管理の約束がなくても、受ける側は一定の注意を払う義務を負うと考えられます。ただ、「善良な管理者の注意」が具体的に何を求めるのかは、事案ごとに判断されることになり、争いになったときに予測しにくい面があります。台帳の作成、保管場所の指定、持ち出しの制限といった具体的な約束は、この判断の手がかりを、あらかじめ契約書に書いておく働きがあります。

資料と秘密の関係：営業秘密として守られる条件を考える

預かり資料には、取引先の情報、価格、顧客の名簿、社内の手順といった、任せる側にとって価値のある情報が含まれていることがあります。これらは、不正競争防止法で保護される「営業秘密」に当たる可能性があります。

2条6項の定義のうち、実務上の要になるのは「秘密として管理されている」という部分です。情報が秘密であっても、誰でも触れる状態で放置されていたり、管理の約束が何もなかったりすると、秘密として管理されているといえず、法による保護が受けにくくなるおそれがあります。この点で、預かり資料の管理の約束は、任せる側にとって、情報を秘密として管理しているという事情を裏づける働きがあります。受ける側に渡す資料について、秘密である旨の表示、アクセスできる人の限定、保管の基準、終了時の返却や廃棄といった約束を契約書に置くことは、法による保護を受けるための土台にもなるわけです。

ただし、これは契約書に書けば自動的に営業秘密になるという意味ではありません。何が営業秘密に当たるか、不正競争防止法の請求ができるかどうかは、情報の内容、管理の実態、相手方の行為によって決まります。契約書は、管理の実態を支える書類の一つにすぎません。秘密保持そのものの条項の書き方は、別のガイドで扱っています。このページでは、秘密保持の条項とは切り離して、物とデータの預かりの運用に絞っています。

もう一つ、預かり資料の中に、受ける側の私的な情報や、他の取引先の情報が混在しないようにする点も大切です。事務代行の受け手は、複数の取引先から預かった資料を、同じ机や同じフォルダで扱うことがあります。取引先ごとに保管場所を分ける、データはフォルダを分ける、といった基本的な分離が、取り違えと流出の両方を防ぎます。

返却と廃棄：期限・方法・完了報告を決める

預かり物の処理は、預かるときより、返すとき、捨てるときの方が問題になりやすい分野です。契約が終了しても、受ける側の手元には、紙の資料、機器に保存されたデータ、クラウドに残ったファイル、メールやチャットの履歴、バックアップなど、様々な形で預かり物の痕跡が残るからです。

返却と廃棄では、まず「返すもの」と「廃棄するもの」を区別します。原本や、返還を求められた紙の資料は返却の対象です。写しやデータは、返却ではなく廃棄（削除）の対象とする設計が一般的です。何を返し、何を廃棄するかは、預かり物の一覧と対応させて決めておきます。

データの廃棄は、特に注意が必要です。端末から削除したつもりでも、ごみ箱、同期されたクラウド、バックアップ、メールやチャットに添付された形で、データが残っている場合があります。契約書では、削除の対象を「預かり資料を保存した全ての場所」と広く書き、バックアップなどすぐに消去できない場所については、一定の期間内に自動的に消える、またはその期間が過ぎるまで利用しない、と書くのが現実的です。消せない場所があるのに「全て消去した」と報告させる書き方は、報告の内容が実態と合わなくなるので避けます。

「廃棄の証明」についても整理します。廃棄したことを第三者が確かめられるほどの証明書を求めると、費用と手間が大きくなります。実務では、廃棄の実施日、対象、方法を書いた報告書で足りる場面が多く、紙の資料の廃棄を専門業者に委託する場合に限って、業者の作成した処理の証明書を提出させる、といった段階を設けます。どの程度の証明を求めるかは、預かり物の価値と、事故があったときの影響の大きさで決めます。

契約の終了時の全体の流れ、すなわち引継ぎ資料、アカウントの権限の取消し、データの消去、完了の報告をまとめて扱う方法は、契約の終わり方と引継ぎのページで説明します。このページでは、預かり資料の返却と廃棄の部分に絞っています。

紛失・毀損・取り違えが起きたときの連絡と責任

どれほど管理を整えても、紛失や毀損は起こり得ます。その際に問題になるのは、事故そのものより、事故への対応が遅れること、あるいは事故が隠されることです。預かり資料の事故では、気づいた時点で、すぐ連絡することが何よりも重要です。

契約書には、事故に気づいたときの連絡の期限（「直ちに」「一定の時間内に」など）、連絡先、連絡の方法を書きます。連絡を受けた任せる側は、再発行の手続、関係者への通知、場合によっては届出などの対応を取る必要があります。連絡が遅れるほど、取り得る手段が限られていきます。

責任の分担は、事故の原因と、預かり資料の性質で変わります。受ける側の保管の不備による紛失なら、受ける側の責任が重くなります。任せる側が不要な原本を預けた、再発行できる状態にしていなかった、という事情があれば、その点も責任の判断に影響します。損害の範囲や賠償額の上限の考え方は、事故の類型をまとめてミスと責任のページで説明します。ここでは、預かり資料の事故に特有の点を挙げます。

• 再発行の費用や手間は、誰が負担するのか。原本の再発行ができない場合の扱い。
• 紛失した資料に個人データが含まれる場合は、個人情報保護法26条の報告の対象になる可能性がある（規則で定める事態に当たるかどうかは、個別に確認が必要）。この場合の連絡と対応は、個人データの委託のページの内容と合わせて決める。
• 取り違えは、他の取引先の資料を誤って渡した、誤って送った、という形でも起こる。取り違えた資料を返してもらう、削除してもらう手順を決めておく。
• 複数の担当者やチームで扱うときは、誰が事故に気づき、誰が連絡するのかを決めておく。チームで預かり資料を扱う場合の考え方は、再委託とチーム化のページで説明する。

預かり資料の事故が起きたときの記録も重要です。いつ、どの資料が、どのような状況でなくなったのか、誰に連絡し、どう対応したのかを時系列で記録しておくと、後から責任を判断する際の手がかりになります。契約書に「事故の経緯と対応を書面で報告する」と書いておけば、受ける側にも、記録を残す動機づけになります。

預かり物の確認表：契約を結ぶ前・始める前に見る

最後に、ここまでの内容を、契約を結ぶ前と、業務を始める前のチェックにまとめます。

預かり物の運用は、任せる側と受ける側のどちらにとっても、事故が起きたときに自分を守る手がかりになります。任せる側にとっては、何を預けたかを説明できること。受ける側にとっては、自分の管理が約束どおりであったと示せること。台帳、受領の確認、完了報告という三つの記録は、そのための最小限の道具です。

よくあるご質問

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本ページは一般的な情報提供です。個別の取引への当てはめは、業務の内容や預けるものの種類、当事者の事業の形によって異なることがあります。書き方の例として紹介している内容は、一般に見られる書き方を整理した例で、特定の事業者や案件を示すものではありません。条文は e-Gov法令検索で確認しています。参考: e-Gov法令検索 / 個人情報保護委員会 / 公正取引委員会 / 厚生労働省