このページの要点
- 業務は、定型・判断を伴う業務・例外対応に分け、別紙の一覧にする。
- 「付随する一切の業務」は、一覧の業務に直接必要な準備と後始末に絞る。
- 範囲外の依頼は、書面での依頼、受託者の承諾、報酬の合意があって初めて業務になる。
- 受付時間・返信の期限・定例報告・窓口の一本化を決め、作業時間の拘束に読めない書き方にする。
結論：業務は「定型・判断・例外」に分けて一覧にし、範囲外の依頼の手順まで書く
事務代行やオンライン秘書の契約書で、いちばん争いになりやすいのは業務の範囲です。「事務全般」「これに付随する一切の業務」という書き方は、一見すると柔軟で便利に見えますが、任せる側には「何でも頼める」という期待を、受ける側には「何でも頼まれる」という不安を同時に生みます。範囲が決まっていない契約は、仕事が増えるほど、報酬と責任の釣り合いが崩れていきます。
この問題への実務的な答えは、業務を定型業務、判断を伴う業務、例外対応の三つに分け、それぞれについて「誰が、どの順で、どこまで」を一覧にして書くことです。そのうえで、一覧にない依頼が来たときの手順（受けるのか断るのか、受けるなら追加の報酬はどうなるのか）を、契約書本体に置きます。この二つがそろうと、「事務全般」という入口の言葉は、一覧と手順によって実質的に絞り込まれます。
- 業務の一覧表を別紙にし、定型・判断・例外の三つの区分で、業務ごとの頻度、期限、作業の終わりの状態を書く。
- 「付随する一切の業務」は、一覧にある業務に直接必要な準備と後始末に限る、と絞る。
- 範囲外の依頼は、受ける側の承諾と、追加の報酬または単価の合意があって初めて業務になる、と手順にする。
- 受付時間、返信の期限、休日の連絡の方法、定例報告の頻度を決め、作業時間や件数の記録を残す。
- 指示を出す窓口を一本化し、複数の人が別々に指示を出して優先順位が混乱するのを防ぐ。
このページは、5つの軸のうち「任せる範囲」を掘り下げます。報酬の単位や超過分の扱いは報酬の決め方のページ、資格者でなければ行えない業務に触れない書き方は範囲外の業務のページで扱います。全体の見取り図は全体像のページにあります。
「事務全般」「付随する一切の業務」は何が危ういのか
多くの契約書で見られる傾向として、業務内容の条文に「事務作業全般」「これに付随又は関連する一切の業務」と置き、続けて「受託者は委託者の指示に従い業務を行う」と書く形があります。この形が危ういのは、書かれている言葉の問題というより、後から起きることを予想して書かれていない点にあります。具体的には、次の三つの場面で問題が表れます。
- 頼む側は、その月に必要になった作業を次々と頼む。受ける側は、契約の範囲だと言われると断りにくく、作業時間が報酬に見合わない状態になっていく。
- 受ける側は、自分の得意な部分だけを行う。頼む側は、「事務全般なのだから当然やってもらえる」と考えていた部分が、実は行われていないことに後から気付く。
- 何か問題が起きたとき、頼む側は「その作業も業務の範囲だった」と言い、受ける側は「範囲外だった」と言う。どちらも契約書の文言からは主張できてしまう。
民法上、受任者は、委任の本旨に従い、善良な管理者の注意をもって、委任事務を処理する義務を負います（民法644条）。ここでいう「委任事務」が何かは、当事者が何を委託し、何を引き受けたかによって定まります。つまり、委託の範囲が曖昧なまま始まった関係では、善管注意義務の対象となる事務そのものが曖昧になります。注意義務が重いかどうか以前に、どの作業にその義務がかかるのかが決まっていないのです。
書き方の例（一般的な例） 業務範囲の書き方
業務内容の条文
理由一覧にある業務と、それに直接必要な作業だけが範囲になる。範囲の入口が「一切」から「一覧」に変わる
追加の依頼
理由追加の依頼は、受ける側が承諾して初めて業務になる。承諾の記録が残る
指示への従属
理由指示が範囲を広げる道具にならないよう、指示と範囲の関係を明記する
業務を定型・判断・例外の三つに分ける
業務一覧を作るとき、作業の名前を並べるだけでは足りません。同じ「請求書の処理」でも、決まった書式の請求書を取引先ごとに入力して保存する作業と、内容に疑義がある請求書の扱いを考える作業では、必要な権限も責任も違います。そこで、業務を三つの性質に分けて書くと、一覧が実務で使える表になります。
定型・判断・例外の三分類
| 区分 | 性質 | 書いておくこと | 例（一般的な例） |
|---|---|---|---|
| 定型業務 | 手順が決まっており、同じ作業が繰り返される | 頻度、期限、完了の状態、チェックの方法、使うファイルの置き場所 | 決まった書式の書類の入力、ファイルの整理、日程の登録、定期的な連絡の送付 |
| 判断を伴う業務 | 複数の選択肢があり、受ける側が選ぶ余地がある | 判断の基準、判断できる範囲、委託者の承認が必要な場合、承認を待つ期間 | 問い合わせへの一次回答の文面の選択、日程の優先順位の調整、書類の分類 |
| 例外対応 | 定型から外れた事態や、初めての依頼への対応 | 例外が生じたときの連絡先、対応するかどうかの判断者、対応の記録 | 書式が違う書類の受領、期限に間に合わない事情、システムの障害 |
三分類の価値は、特に「判断を伴う業務」と「例外対応」を契約書に出すことにあります。定型業務は、一覧に書けば足ります。しかし、判断を伴う業務は、受ける側がどこまで自分の判断で進めてよいかを決めておかないと、慎重すぎて動かないか、独断で進めて問題になるかの両極に振れます。判断の基準を書き、基準に当てはまらないものは委託者の承認を待つ、と書き分けておくと、双方の負担が減ります。
例外対応は、定型業務の「想定外」の部分です。例外を放置すると、定型の枠に収まらない仕事が少しずつ受ける側に積み上がり、気付かないうちに追加の負担になります。例外が生じたときに、受ける側が何をするか（まず報告する、記録を残す、委託者の指示を待つ）と、委託者が何をするか（判断者を決める、期限内に返答する）を、あらかじめ決めておきます。
条文例第○条（業務の範囲）
- 受託者が行う業務は、別紙「業務一覧」に定める定型業務、判断を伴う業務および例外対応（以下、総称して「本業務」という。）に限る。
- 定型業務は、別紙に定める頻度および期限により行う。判断を伴う業務は、別紙に定める判断の基準の範囲内で受託者が行い、基準に当てはまらないものは委託者の承認を得て行う。
- 例外対応は、受託者が事態を把握した後、速やかに委託者に報告し、委託者の指示を受けて行う。委託者が指示をしないときは、受託者は、本業務の継続に支障のない範囲で対応を保留することができる。
業務の一覧を別紙にしておけば、業務の追加や変更のたびに、契約書本体を直さずに済みます。
範囲外の依頼が来たときの手順
どれほど丁寧に一覧を作っても、範囲外の依頼は来るものと考えておくほうが実態に合います。契約書で問われるのは、範囲外の依頼をなくすことではなく、それが来たときに、双方が同じ手順を踏めることです。手順が決まっていれば、範囲外の依頼は、追加の業務としても、断る案件としても、きちんと処理されます。手順がなければ、受ける側は黙って引き受け、後で不満を溜めるか、黙って放置して委託者の不満を溜めるかになります。
範囲外の依頼の受付から決着まで
- 依頼の受付委託者が窓口を通じて、依頼の内容、期限、希望する成果の状態を書面（メール、チャット、依頼フォーム）で伝える。口頭やスタンプのみの依頼は、依頼として扱わないと決めておく。
- 範囲の確認受託者は、依頼が別紙の業務一覧に含まれるかを確認する。含まれていれば通常の業務として処理する。含まれていなければ、範囲外であることを返信で明らかにする。
- 受ける・断るの判断受託者は、作業量、期限、自分の能力、資格者でなければ行えない業務への該当の有無を見て、受けるか断るかを返信する。断る場合の理由は簡潔でよい。
- 条件の合意受ける場合は、単価または報酬、期限、成果の状態を、委託者と合意する。合意の内容は、依頼書または返信メールとして残す。
- 業務一覧への反映継続的に発生する依頼は、業務一覧に追加する。一度きりの依頼は、個別の依頼書として保管する。
合意前に作業を始めた分の扱い（報酬の有無）も、あらかじめ決めておくと争いを避けられます。
条文例第○条（範囲外の依頼）
- 委託者は、本業務に含まれない業務を依頼するときは、受託者に書面（電子メールおよびチャットを含む。以下同じ。）で依頼する。
- 受託者は、前項の依頼を受けたときは、本業務に含まれないことを書面で通知し、当該業務を受けるか否かを、依頼を受けた日から○営業日以内に回答する。
- 受託者が当該業務を受けるときは、報酬、期限および成果の状態について委託者と合意した時点で、当該業務を本業務に追加する。合意前に受託者が作業を行った場合の報酬は、委託者と受託者が別途協議して定める。
- 受託者は、本業務に含まれない業務を受ける義務を負わない。受託者が当該業務を断ったことを理由として、委託者は、受託者に対し不利益な取扱いをしてはならない。
回答の期限は「○営業日」など運用に合わせて決めます。受ける義務がないことと、断ったことを理由に不利益に扱わないことを、セットで書いておきます。
受付時間・返信の期限・休日の連絡を決める
反復する事務の契約で見落とされやすいのが、時間の約束です。オンライン秘書や事務代行は、遠隔でのやり取りが中心になるため、いつ連絡すれば返事が来るのか、いつまでに処理が終わるのかが、実質的なサービスの品質になります。ところが、多くの契約書では、業務の中身は書かれていても、受付の時間や返信の期限が書かれていません。そのため、頼む側は「夜でも返事があるはず」と期待し、受ける側は「勤務時間内に処理すれば足りる」と考えるという行き違いが起きます。
時間の約束の項目
| 項目 | 決めること | 書き方の例（一般的な例） |
|---|---|---|
| 受付時間 | 依頼を受け付ける曜日と時間帯。時間外に届いた依頼の扱い | 平日の○時から○時までを受付時間とし、時間外に届いた依頼は、次の受付時間の開始時に受け付けたものとして扱う |
| 返信の期限 | 依頼を受けてから、最初の返信までの期限 | 受付時間内に届いた依頼には、原則として○営業日以内に、受領の旨と対応の予定を返信する |
| 処理の期限 | 依頼の種類ごとの処理の期限。緊急の依頼の扱い | 定型業務は別紙の期限まで。緊急の依頼は、受託者が対応できる場合に限り、別紙の単価に加算して受ける |
| 休日・長期休暇 | 休日の連絡の可否。長期休暇の事前の通知と代行 | 長期休暇は、○日前までに通知する。休暇中に必要な業務は、あらかじめ合意した代行者が行う |
| 連絡手段 | 依頼、報告、緊急連絡のそれぞれに使う手段 | 依頼と報告は指定のチャットまたはメール。緊急の連絡は電話またはメッセージ。手段を変更するときは事前に通知する |
受付時間を定めることは、受ける側を守るだけでなく、任せる側にも利益があります。受付時間と返信の期限が見えていれば、依頼の出し方を調整でき、期限に余裕のない依頼をいつ出すべきかが分かるからです。一方で、時間の約束を細かくしすぎると、受ける側の作業時間や場所を拘束しているように見えるおそれがあります。受付時間は、「依頼に対応する窓口が開いている時間」として定め、「作業を行う時間」を指定するものではないことを、書き方として区別しておくのが無難です。この点は、雇用や派遣と区別する観点から、関係する法律のページでも触れます。
定例報告と、作業時間・件数の記録
準委任では、成果物の完成が約束されていないため、受ける側がどのように事務を処理したかを、報告によって示すことが重要になります。民法は、受任者に、委任者の請求があるときはいつでも状況を報告し、委任が終了した後は遅滞なくその経過及び結果を報告する義務を定めています（民法645条）。この規定は、請求があったときの報告義務を定めたものですが、実務では、請求を待たずに定例の報告を行う形にしておくほうが、双方の負担が少なくなります。
定例報告に書く内容は、業務の種類によって異なります。ただ、共通して役に立つ項目があります。処理した件数、未処理の件数とその理由、期限に影響する事項、判断を仰ぎたい事項、翌期の予定です。報酬が時間や件数で数えられる契約では、これらの記録が、そのまま報酬の根拠にもなります。記録の形式は、日報、週報、月報、共有の作業表など、業務の量に応じて選びます。
確認の問いと理由定例報告を決めるための問い
報告は、誰が、誰に、どの頻度で出すか。
窓口が曖昧だと、報告が読まれないまま溜まる。頻度は、業務の変化の速さに合わせる。
報告に、作業時間や件数を含めるか。
時間や件数で報酬を数える契約では必須。月額の契約でも、業務量の把握のために件数だけを残すことがある。
報告の中の、委託者の判断を求める事項は、どこに書くか。
判断待ちが報告の文中に埋もれると、処理が止まる。判断待ちの項目を分けて書く様式にしておく。
記録は、契約が終わった後も保管するか。保管するなら期間は。
記録に個人データが含まれる場合は、保管と消去の定めが必要になる。報酬や事故の確認にも使うため、一定の期間は残すのが通常。
作業の記録は、受ける側の保護でもあります。範囲外の依頼や、委託者の指示の変更があった事実が残るからです。
条文例第○条（報告）
- 受託者は、毎月○日までに、前月の本業務の実施状況（処理した件数、未処理の件数および理由、委託者の判断を求める事項）を、書面（電子的方法を含む。）で委託者に報告する。
- 委託者は、前項のほか、必要があるときは、いつでも受託者に本業務の実施状況の報告を求めることができる。受託者は、合理的な期間内にこれに応じる。
- 受託者は、本業務の実施にかかる作業の記録を、契約の終了後○か月間保管し、委託者の請求があるときは提示する。ただし、個人情報を含む記録は、別途定める方法により保管し、消去する。
指示を出す窓口を一本化する
任せる側が会社や組織の場合、複数の人が別々に受ける側へ指示を出すことがよくあります。経営者、営業担当、経理担当がそれぞれ、同じ事務代行に依頼を出す場面です。指示が一本化されていないと、優先順位の食い違いが起き、受ける側はどの指示に従うべきか判断できません。また、範囲外の依頼が個々の担当者から次々に出て、全体として業務の量が見えなくなります。
窓口の一本化は、受ける側のための仕組みであると同時に、任せる側の統制の仕組みでもあります。窓口を決め、窓口を通さない依頼は原則として受け付けない、と書いておくと、依頼の記録が一か所に集まります。実務では、窓口は一人に限らず、「窓口の担当者と、その代理の担当者」のように二人以上を挙げておくのが現実的です。窓口の変更の手続（担当者が退職した、異動したときの通知）も、あわせて書いておきます。
条文例第○条（窓口）
- 委託者および受託者は、本業務に関する依頼、報告および連絡の窓口となる担当者（以下「窓口担当者」という。）を、それぞれ別紙のとおり定める。
- 本業務に関する依頼は、委託者の窓口担当者が行う。窓口担当者以外の者からの依頼は、受託者が窓口担当者に確認するまで、本業務の依頼として扱わなくてよい。
- 窓口担当者を変更するときは、変更する側が、変更の日の○日前までに、相手方に書面で通知する。
緊急時のみ窓口外からの依頼を受けられる、という例外を置く場合は、その後に窓口担当者へ事後報告する手順をセットにします。
締結前のチェックと、起きがちなこと
業務範囲のチェックリスト
- 「事務全般」「付随する一切の業務」が、一覧表で絞られているか。
- 業務が、定型・判断・例外に分けられ、判断の基準と承認の要否が書かれているか。
- 範囲外の依頼の手順（依頼の方法、受ける・断る、報酬の合意、記録）が書かれているか。
- 受付時間、返信の期限、緊急の依頼の扱い、休日の連絡が決まっているか。
- 定例報告の頻度と内容、作業時間や件数の記録の方法が決まっているか。
- 依頼を出せる窓口が決まり、窓口の変更の手続があるか。
- 受付時間の定めが、作業時間や場所の拘束に読めない書き方になっているか。
業務範囲の問題は、契約を結んだ当初よりも、数か月たってから目立つようになります。最初の数週間は、頼む側も受ける側も慎重で、範囲を意識しているからです。慣れてくると、頼む側は気軽に頼み、受ける側は断りにくくなり、静かに業務が膨らみます。膨らんだ後で範囲を見直すには、業務の記録と、範囲外の依頼の履歴が必要です。そのため、範囲の条項と記録の条項は、セットで機能します。
起きがちなこと
- 一覧のない契約で、頼む側が「事務全般なのだから」と日々新しい作業を頼み、受ける側が断れないまま作業量が増えていく。
- 範囲外の依頼がチャットの雑談の中で出され、依頼として記録されないまま、「頼んだ」「聞いていない」の争いになる。
- 複数の担当者が別々に指示を出し、受ける側が優先順位を決められず、どの依頼も遅れる。
- 受付時間を定めたつもりが、時間外の即答を求める運用になり、実質的に作業時間を拘束していると見られる。
- 定例報告の様式がなく、報告が文章でばらばらに届くため、件数の集計と報酬の根拠づけに手間がかかる。
- 判断を伴う業務の基準がなく、受ける側が慎重すぎて止まるか、独断で進めてから問題になる。
こうした問題は、契約書の条文を増やすだけでは解決しません。一覧を作り、手順を決め、記録を残す、という運用の三点セットが機能して初めて、範囲の条項は意味を持ちます。報酬の単位と範囲の関係は報酬の決め方のページ、再委託やチーム化で範囲がどう動くかは再委託・チーム化のページで続けて扱います。
よくあるご質問
「付随する一切の業務」という書き方は、どこまで有効に使えますか。
有効に使えるのは、一覧にある業務に直接必要な準備と後始末に限定した書き方です。たとえば「本業務に直接必要な準備及び後始末を含む」と書けば、書類を保存する、記録を更新するといった当然の作業は含まれますが、新しい種類の業務までは含まれません。「一切の業務」と無限定に書くと、範囲外の依頼が来たときに、断る根拠が弱くなります。
範囲外の依頼を断ったら、契約違反になりますか。
契約書で業務の範囲を一覧に定め、範囲外の依頼を受ける義務がないことを書いてあれば、断ること自体は契約違反になりません。逆に、範囲の定めが曖昧だと、断った作業が範囲に含まれていたかどうかが争いになります。そのため、断る権利と、断った理由を簡潔に返信する手順を、あわせて書いておくことが勧められます。
受付時間を決めると、雇用のように時間を拘束していると見られませんか。
受付時間は、依頼に対応する窓口が開いている時間であり、作業そのものを行う時間を指定するものではない、という整理にしておくのが一般的です。作業時間や場所を細かく指定し、指揮命令のように運用すると、実態が雇用や派遣に近いと見られることがあります。派遣との区分の考え方は、関係する法律のページで整理しています。
業務の一覧は、契約書本体に書くべきですか、別紙にすべきですか。
業務が追加・変更されやすいなら、別紙にする形が実務的です。契約書本体には、別紙の業務一覧を本業務とすること、追加と変更の手続、範囲外の依頼の扱いを書きます。別紙の変更を、双方の書面（電子メールを含む）による合意で行えると決めておけば、契約書本体を作り直さずに済みます。
定例報告は、必ず書面で出す必要がありますか。
民法は、受任者に対し、請求があるときの状況の報告と、終了後の経過及び結果の報告を求めています（民法645条）が、方法は定めていません。電子メールや共有の作業表でも構いません。ただし、後で確認できる形で残ることが大切なので、口頭だけの報告は避け、記録が残る手段を契約書で指定しておくのが無難です。
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本ページは一般的な情報提供です。個別の取引への当てはめは、業務の内容や預けるものの種類、当事者の事業の形によって異なることがあります。書き方の例として紹介している内容は、一般に見られる書き方を整理した例で、特定の事業者や案件を示すものではありません。条文は e-Gov法令検索で確認しています。参考: e-Gov法令検索 / 個人情報保護委員会 / 公正取引委員会 / 厚生労働省
