このページの要点
- 準委任の受託者の義務は結果の保証ではなく善管注意義務（民法644条）。ミスがあったことと義務違反は同じではない。
- 軽微な誤り・損害が生じた誤り・重大な誤りの三段階で、是正と報告、上限付きの賠償、上限の除外を書き分ける。
- 違約金を置くなら、適用する違反、実損害との関係、上限との関係を書く。そうしないと読み方が分かれる。
- 事故の連絡の期限、初動、報告、再発防止を決めておく。個人データの漏えい等は個人情報保護法26条の報告・通知の判断に関わるため、委託元への情報提供を書く。
結論：事務のミスの責任は、「ミスの類型」と「報告の手順」で段階化して書きます
事務代行やオンライン秘書の仕事では、ミスをゼロにすることはできません。メールの宛先の間違い、入力の誤り、期限の見落とし、資料の取り違え、アカウントの操作ミスは、どれだけ注意しても一定の割合で起こります。契約書で決めておくべきことは、「ミスをしたら全額を賠償する」という強い書き方でも、「一切責任を負わない」という免責でもなく、ミスの重さに応じて責任を段階化することと、起きたときの連絡と初動の手順です。
結論を先に挙げると、次のとおりです。
- 準委任の受託者は、結果を保証する責任ではなく、善良な管理者の注意をもって事務を処理する義務（民法644条）を負う。ミスがあったことと、義務に違反したことは、同じではない。
- 損害賠償の責任は、債務不履行（民法415条）、不法行為（同709条）、使用者責任（同715条）などの根拠から考える。誰に対する責任か（委託者か、委託者の顧客などの第三者か）で、根拠が変わる。
- 契約書では、軽微なミス（修正すれば足りるもの）と重大なミス（損害や信用の毀損につながるもの）を分け、前者は是正と報告、後者は賠償の範囲と上限で対応する、という書き分けが実務的。
- 賠償の上限を置く場合は、故意・重過失、秘密保持や個人情報の違反などを上限から除く。違約金を併せて置くときは、上限との関係を書かないと、読み方が分かれる。
- 事故が起きたときの連絡の期限・初動・再発防止の報告を、契約書または別紙に書く。個人データの漏えい等では、委託元への通知が、法律上の報告の扱いに関係する（個人情報保護法26条）。
このページが扱う軸
事故
誰が、どの範囲で責任を負うか。事故が起きたときの連絡、初動、再発防止。
置き場所責任・損害賠償の条項、事故報告の条項（または別紙の手順）
預けるもの（資料・アカウント・個人データ・お金）ごとの管理の条項は、それぞれのガイドで扱います。ここでは、事故の類型と責任の考え方に絞ります。
事務のミスの類型：何が起きると、どんな損害になるか
責任の条項を作る前に、事務代行で起きるミスの類型を整理しておくと、条項の「軽微」「重大」の線を引きやすくなります。
事務のミスの類型と、損害の出方
| 類型 | 起きがちな場面 | 損害の出方 | 条項で考えること |
|---|---|---|---|
| 誤送信 | メールやチャットの宛先、添付ファイルを取り違える。共有リンクの権限設定を誤る。 | 第三者に情報が渡る。取引先の信用が傷つく。個人データなら漏えい等の問題になる。 | 重大なミスの類型に入れる。連絡の期限、回収と削除の依頼、報告を決める。 |
| 入力ミス | 金額、日付、宛名、口座番号などの転記を誤る。 | 請求や支払が誤る。後続の事務に連鎖する。 | 二重チェックの手順を置く。軽微なものは是正と報告で足りる。 |
| 期限徒過 | 申込み、更新、提出、返信の期限を見落とす。 | 機会の喪失、違約金の発生、遅延損害金。 | 誰が期限を管理するか（カレンダー、リマインド）を先に決める。委託者の資料遅延に起因する場合は別に扱う。 |
| 指示の誤解 | 依頼の趣旨を取り違え、違うものを作成・送付する。 | やり直しの費用、納期の遅れ。 | 依頼の記録（チャット、依頼書）が残るか。範囲外の依頼かどうか。 |
| データの毀損・紛失 | 誤って削除する。端末の紛失、バックアップの不備。 | データの復元費用、業務の停止。 | バックアップの有無と責任の分担。端末と保存場所の条件。 |
| アカウントの不正利用 | パスワードの使い回し、フィッシングで認証情報が漏れる。 | 不正なログイン、情報の流出、なりすまし。 | 二要素認証や端末の条件を守っていたか。権限の設計。 |
表の最後の三つは、事務のミスというより、情報の管理の問題に近いものです。資料の預かりは資料の預かりのページ、アカウントはアカウントと権限のページ、個人データは個人情報の委託のページで、それぞれの管理の条項を扱っています。このページでは、それらの管理が破れたときの責任と報告に絞ります。
責任の根拠：民法と個人情報保護法の出発点
責任の根拠となる主な規定（条文の要旨）
民法644条
受任者は、委任の本旨に従い、善良な管理者の注意をもって、委任事務を処理する義務を負う。
民法415条1項
債務者がその債務の本旨に従った履行をしないときは、債権者は、これによって生じた損害の賠償を請求できる。ただし、債務の不履行が、契約その他の債務の発生原因および取引上の社会通念に照らして債務者の責めに帰することができない事由によるものであるときは、この限りでない。
民法416条
債務不履行による損害賠償は、通常生ずべき損害の賠償をその目的とする（1項）。特別の事情によって生じた損害でも、当事者がその事情を予見すべきであったときは、賠償を請求できる（2項）。
民法709条
故意または過失によって他人の権利または法律上保護される利益を侵害した者は、これによって生じた損害を賠償する責任を負う。
民法715条1項
ある事業のために他人を使用する者は、被用者がその事業の執行について第三者に加えた損害を賠償する責任を負う。ただし、選任・監督について相当の注意をしたときなどは、この限りでない。
個人情報保護法26条1項
個人データの漏えい等で、個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして規則で定める事態が生じたときは、委員会への報告が必要。他の個人情報取扱事業者から取扱いの委託を受けた場合に、規則で定めるところにより、その事態を委託元に通知したときは、この限りでない（ただし書）。
個人情報保護法26条の「規則で定める事態」の内容と、報告の期限の細目は、個人情報保護委員会規則とガイドラインの原文で確認が必要です。
ここから、事務代行の責任を考える際の整理が見えてきます。
- 委託者に対する責任：受託者と委託者の間の契約に基づく責任であり、民法415条（債務不履行）が中心になる。善管注意義務に違反したか、その違反によって損害が生じたか（因果関係）、賠償の範囲は通常損害か特別損害か（416条）が問われる。
- 第三者に対する責任：受託者のミスで、委託者の顧客など、契約の当事者でない者に損害が生じた場合は、受託者の不法行為（709条）が問われ得る。受託者が法人で従業員が作業した場合は、法人の使用者責任（715条）も関係する。委託者が第三者に賠償した場合に、その分を受託者に求める（求償・賠償請求）かどうかは、契約で決められる。
- 契約に書かないとどうなるか：賠償の範囲と上限は、民法の一般原則で決まる。契約で、上限、除外、連絡の手順を書いておくと、予測可能性が高まる。
準委任の受託者の義務が「善管注意義務」であることは、責任の考え方に影響します。結果として成果が出なかったことをもって、直ちに債務不履行とはならず、注意を尽くしていたかが問われます。他方で、契約書に「正確に処理する」「期限を守る」と具体的な結果を書くと、その結果を約束したものとして、期待が重くなります。事務代行の契約書では、約束する水準を「業務を、善良な管理者の注意をもって、本契約および別紙の定める範囲で行う」とし（委託者は業務の目的、範囲、期限、品質の水準を示し、方法は受託者が決める）、期限や正確性は、運用の基準として別に定めるほうが、実態に合います。
責任の段階化：軽微なミスと重大なミスを分ける
すべてのミスに同じ賠償の規定を適用すると、受託者は小さな誤字でも責任を負うことになり、委託者は、重大な事故でも上限に阻まれることになります。実務では、ミスを重さで分け、対応を変える設計が多く見られます。
書き方の例（一般的な例） 責任の段階化の書き方
ミスの区分
理由重さに応じた対応にすることで、運用の過剰な防衛と、重大事故での泣き寝入りの両方を避ける。
軽微な誤り
理由日常の誤りを、是正と報告の手順に位置づける。
損害が生じた誤り
理由上限を置き、予測可能にする。特別損害・逸失利益を除くかどうかも、ここで決める。
重大な誤り
理由上限の趣旨は軽過失への備えであり、重大な違反まで守る趣旨ではない。
損害賠償の上限を置くときの考え方
賠償の上限は、受託者にとっては、報酬に比べて過大な責任を避ける仕組みです。委託者にとっては、上限が低すぎると、実際の損害を回復できなくなります。上限を置く場合に、考えておくことは次のとおりです。
- 上限の基準：直近の一定期間に受け取った報酬の総額、特定の月の報酬額、固定の金額、保険の保険金額など。事務代行の月額契約では、直近の一定期間の報酬額を基準にする書き方が多い。基準を決める際に、取引の規模と預けるものの重さを見る。
- 上限から除くもの：故意・重過失による損害は、上限の対象から除くのが一般的。故意または重過失がある場合まで責任を制限する条項は、公序良俗（民法90条）に反して無効と評価されるおそれがある、と一般に考えられている。秘密保持義務や個人情報の義務の違反は、損害が報酬額をはるかに超え得るため、別立てにする。
- 賠償の範囲：通常損害に限る、特別損害・逸失利益・間接損害を除く、といった書き方がある。民法416条は、通常生ずべき損害を原則とし、特別の事情による損害は予見すべきであったときに限っているため、範囲を明記すると予測がつきやすい。
- 時効や請求期間：損害賠償の請求ができる期間を短く切り詰める条項（例：損害を知った日から短期間内に書面で請求しなければ消滅する）は、委託者にとって権利を失う負担が大きい。短縮する場合は、期間の合理性に気をつける。
違約金と上限が併存するとき
損害賠償の上限と、重大な違反があった場合の違約金（実損害とは別に、一定額を請求できる）を併せて置く設計もあります。民法420条は、当事者が賠償額を予定できること（1項）、違約金は賠償額の予定と推定されること（3項）を定めています。
上限の条項と違約金の条項が別々に置かれていると、「違約金は上限の対象か」「実損害の賠償は違約金とは別に請求できるのか」という読み方が分かれます。責任の条項を整える際には、次の点を決めて、書き分けます。
- 違約金を置く場合、どの違反に適用するか（秘密保持、個人情報、再委託の違反、競業など）を限定する。
- 違約金と実損害の賠償を併せて請求できるか、いずれか多い方にするかを書く。
- 賠償の上限が、違約金にも適用されるのか、除外されるのかを書く。
- 違約金の額が、損害を合理的に見積もったものとして、過大にならないか。
委託者の側に原因があるミスと遅延の扱い
事務代行では、委託者の資料の遅れ、指示の変更、情報の不足が原因で、期限に間に合わない、やり直しになる、という場面が頻繁に起きます。これらを受託者の責任にしてしまうと、受託者は資料を催促する運用を強いられ、関係が悪化します。契約書で、委託者の側に原因がある場合の取扱いを書いておきます。
- 資料の提供期限：委託者は、業務に必要な資料を、受託者が示す期限までに提供する。遅れた場合、受託者は、期限の延長を求めることができ、その遅れによる業務の遅延について責任を負わない。
- 指示の変更：委託者が指示を変更したとき、受託者は、変更によって増加する作業量や期間を示し、委託者の了承を得たうえで対応する。
- 確認の怠り：受託者が確認を求めたのに、委託者が合理的な期間内に回答しなかったときは、その回答がなかったことによる遅延を、受託者の責任としない。
- 報酬との関係：委託者の責めに帰すべき事由で、業務の全部または一部が履行できなくなったときの報酬の扱いは、民法の考え方（債権者の責めに帰すべき事由による履行不能では、債権者は反対給付の履行を拒めない。536条2項）を参考に、契約書で明確にする。月額の報酬では、遅れた分を翌月に繰り越すのか、その月の報酬から減らさないのかを、報酬の条項と合わせて決める。
報酬の単位と、繁閑・繰越の扱いは報酬の決め方のページで扱っています。ここでは、遅延の責任の分担に絞ります。
事故が起きたときの連絡・初動・再発防止の手順
事故が起きたときの被害の大きさは、事故そのものよりも、気づいてから連絡するまでの時間で決まることがあります。誤送信なら、時間が経つほど情報が広がります。アカウントの不正利用なら、すぐにパスワードを変更し、権限を止める必要があります。契約書や別紙に、手順を書いておくと、判断に迷う時間を減らせます。
事故の初動から再発防止までの流れの例
- 発見と一次連絡受託者は、事故（またはそのおそれ）を知ったとき、直ちに（または○時間以内に）、委託者の窓口に、分かっている範囲の事実を連絡する。原因の特定を待たない。
- 被害の拡大防止誤送信の回収と削除の依頼、アカウントのパスワード変更と権限の停止、端末の遠隔ロックなど、被害が広がらない措置を優先する。
- 事実関係の報告受託者は、一次連絡の後、速やかに、いつ、何が、どの範囲で起きたかを、書面（または電磁的方法）で報告する。
- 法令上の対応の判断個人データの漏えい等の場合は、委託元（委託者）が、個人情報保護委員会への報告や本人への通知を判断する。受託者は、委託元に必要な情報を提供する（個人情報保護法26条）。
- 原因の分析と再発防止受託者は、原因と再発防止策を報告する。委託者は、その内容を確認し、必要に応じて業務の手順を見直す。
- 記録の保存連絡の内容、時刻、対応を記録し、保存する。後日の争いの際に事実の確認の根拠にする。
個人データの漏えい等の報告の対象となる事態と、期限の具体は、個人情報保護委員会規則とガイドラインの原文で確認が必要です。契約書には、「法令の定めるところにより必要な協力を行う」と書き、細目を別紙とする方法もあります。
条文例第○条（事故の連絡）
- 受託者は、本業務に関して、委託者の情報の漏えい、滅失もしくは毀損、アカウントの不正な利用、期限の徒過その他の事故（そのおそれがある場合を含む。）が生じたときは、これを知った後直ちに、委託者の窓口に連絡する。
- 受託者は、前項の連絡の後、速やかに、事故の内容、原因、影響の範囲、実施した措置を、書面（電磁的方法を含む。）で報告する。
- 受託者は、委託者の指示に従い、被害の拡大を防止するために必要な措置を講じる。
- 受託者は、再発防止策を委託者に報告し、委託者の合理的な要望に従って、業務の手順を見直す。
- 受託者が個人データの取扱いの委託を受けている場合において、法令に基づく委員会への報告や本人への通知を要するときは、受託者は、委託者の判断に必要な情報を提供し、委託者が行う報告・通知に協力する。
連絡の期限を「直ちに」とするか、「○時間以内」とするかは、預けるものの重さによって決めます。
確認の問いと理由責任と事故の条項を置くときの確認の問い
ミスを、軽微なものと重大なものに分けたか。
一括の賠償条項は、日常のミスにも重大な事故にも同じ重さの責任を課してしまうため。
賠償の上限の基準と、上限から除くものを書いたか。
上限が低すぎる、または除外がない場合、重大な事故で回復できなくなるため。
違約金を置く場合、上限との関係を書いたか。
併存すると、どちらが優先するのか読み方が分かれるため。
委託者の資料遅延・指示変更に起因する遅れの扱いを書いたか。
受託者に不当な責任が及ぶ運用になりやすいため。
事故の連絡の期限と窓口、事後の報告の内容を書いたか。
初動の遅れが被害を拡大させるため。
個人データの事故の場合の委託者への協力を書いたか。
委託元の報告・通知の判断のために、受託者の情報提供が必要になるため。
起きがちなこと
ミスと責任で起きがちなこと
- 「一切の損害を賠償する」とだけ書かれ、軽微な誤りでも賠償の対象になる。
- 賠償の上限が報酬額を基準にしているのに、個人データの漏えいなどの重大な事故まで上限の対象になっている。
- 違約金と賠償の上限が別々に置かれ、読み方が分かれる。
- 「期限を厳守する」と書いたため、委託者の資料の遅れによる遅延まで受託者の責任と読まれる。
- 事故の連絡の期限が決まっておらず、誤送信に気づいてから数日後に委託者へ連絡が届いた。
- 個人データの事故で、受託者の報告が遅れ、委託者の法令上の報告・通知の判断が遅れた。
- 事故の原因が、委託者の指示にあったか、受託者の誤りにあったか、記録が残っていないため分からない。
責任と報告の条項を整えるときの確認事項
- 受託者の義務の水準を、善管注意義務と運用の基準に分けて書いたか。
- ミスの区分（軽微・損害が生じた・重大）と、それぞれの対応を書いたか。
- 賠償の範囲（通常損害・特別損害・逸失利益）と上限の基準を書いたか。
- 故意・重過失、秘密保持・個人情報の違反を、上限から除いたか。
- 違約金を置く場合の適用範囲と、上限・実損害との関係を書いたか。
- 委託者の側に原因がある遅延・やり直しの扱いを書いたか。
- 事故の連絡の期限・窓口・事後の報告・再発防止の内容を書いたか。
契約が終わるときの清算と引継ぎは終了と引継ぎのページ、トラブルが起きたときの場面別の確認はトラブルとよくある質問のページ、業務の範囲の決め方は業務範囲のページで整理しています。
よくあるご質問
事務代行でミスがあったとき、受ける側は必ず損害を賠償しなければなりませんか。
必ずではありません。準委任の受託者は、結果を保証する義務ではなく、善良な管理者の注意をもって事務を処理する義務を負います（民法644条）。ミスがあっても、注意義務に違反していなければ、債務不履行の責任は生じません。また、債務不履行による賠償は、債務者の責めに帰することができない事由によるときは認められません（同415条1項ただし書）。契約書に結果を約束する文言を入れると、期待が重くなるため、書き方に注意します。
損害賠償の上限を、報酬額までにしてもよいですか。
事業者どうしの契約では、上限を置くこと自体は可能です。ただし、故意または重過失による損害まで上限の対象にする書き方は、公序良俗（民法90条）との関係で無効と評価されるおそれがあると一般に考えられています。秘密保持義務や個人情報の義務の違反は、損害が報酬額をはるかに超え得るため、上限から除く設計が多く見られます。個別の有効性は、事情によって異なります。
違約金を置いた場合、実際の損害の賠償は別に請求できますか。
契約の書き方によります。民法420条は、賠償額の予定ができること、違約金は賠償額の予定と推定されることを定めています。違約金とは別に実損害の賠償を請求できると書くことも、違約金のみとすることもできます。上限の条項との関係を書いておかないと、違約金が上限の対象かどうかで読み方が分かれます。適用する違反の範囲と、併せて請求できるかを、はっきりさせます。
個人データの漏えいがあったとき、受ける側は何をしなければなりませんか。
個人情報保護法26条1項は、個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして規則で定める事態が生じたときは、個人情報取扱事業者が委員会に報告するものとしています。ただし、他の事業者から取扱いの委託を受けた場合に、規則で定めるところにより、その事態を委託元に通知したときは、この限りでないとされています。そのため、委託先は、委託元に速やかに通知し、委託元の判断に必要な情報を提供するのが基本です。対象となる事態と期限の細目は、規則とガイドラインの原文で確認が必要です。
委託者から資料が遅れて届いたため、期限に間に合いませんでした。受ける側の責任になりますか。
契約書の書き方によりますが、遅延の原因が委託者の側にあるときは、受託者の責任とすべきではない、と整理するのが公平です。資料の提供期限、遅れたときの期限の延長、遅延についての受託者の免責を、契約書に書いておきます。報酬については、債権者の責めに帰すべき事由による履行不能の考え方（民法536条2項）も参考になります。月額契約では、遅れた分の繰越と報酬の扱いを、報酬の条項と合わせて決めます。
あわせて読みたいページ
本ページは一般的な情報提供です。個別の取引への当てはめは、業務の内容や預けるものの種類、当事者の事業の形によって異なることがあります。書き方の例として紹介している内容は、一般に見られる書き方を整理した例で、特定の事業者や案件を示すものではありません。条文は e-Gov法令検索で確認しています。参考: e-Gov法令検索 / 個人情報保護委員会 / 公正取引委員会 / 厚生労働省
